Site aidatı takibi rehberi (adım adım)
Adım 1: Veri temeli oluşturun
Başarılı bir takip sistemi, doğru veriyle başlar. Önce blok ve daire kayıtlarının tam olduğundan emin olun. Ardından her daireyi mevcut kişiyle eşleyin (kiracı/mülk sahibi).
- Her daire için numara, kat, bölüm türü alanları doldurulmalı.
- Kişi telefonları standart formatta tutulmalı.
- Taşınma/oturum bitiş tarihleri güncel olmalı.
Adım 2: Aidat borçlandırmasını standardize edin
Her ay farklı yöntem kullanmak yerine sabit bir borçlandırma şablonu uygulayın. Böylece raporlar tutarlı olur.
- Aidat kalemini (ve gerekiyorsa ek gider kalemlerini) belirleyin.
- Dönem tarihi ve açıklama standardı kullanın.
- Toplu borçlandırma sonrası örnek 5-10 daireyi doğrulayın.
Adım 3: Tahsilat akışını netleştirin
Tahsilat sırasında en sık hata, ödemenin hangi borca işlendiğinin karışmasıdır. Kayıt ekranında borç kalemi bağlantısını net tutun.
- Tam ödeme: ilgili borcu kapatır.
- Kısmi ödeme: kalan tutar görünür kalır.
- Fazla ödeme: bakiye olarak taşınır.
- İptal/düzeltme: işlem geçmişine işlenir.
Adım 4: Gecikme kontrol döngüsü kurun
Haftalık kısa kontrol döngüsü, tahsilat performansını ciddi şekilde artırır. Geciken borçları listeler ve aksiyon planı çıkarırsınız.
- Her hafta aynı gün gecikme listesi çıkarın.
- Daire bazında önceliklendirme yapın.
- Görüşme/hatırlatma sürecini kayıt altına alın.
Adım 5: Raporlama ve iyileştirme
Ay sonunda üç rapor mutlaka alın: toplam borç, toplam tahsilat, gecikme dağılımı. Sonraki ay için hedef belirleyin.
- “En yüksek gecikme” listesi
- “Tahsilat oranı” trendi
- “Dönemsel kasa özeti”